正如我前两篇文章所讲，活动运营对社区运营来说是至关重要的环节。那么本篇文章就以开源社区的线下 Meetup 为例，简单讲一讲如何组织一场社区的活动。

本文较长，如果你不喜欢阅读较长的文字，可以直接拉到最后查看思维导图。

明确活动目的

通常，我们组织一场活动前需要最先确立的就是活动的目的了，即为什么要组织这场活动，这场活动要达到什么效果。

明确了活动的目的，我们就可以更好地根据目的去拆分活动的步骤。

就一场线下 Meetup（技术分享交流性质） 而言，其目的也很简单，就是将某个城市当地的社区用户聚集起来，组织一场技术分享和交流，为参加活动的用户赋能。此外，活动采用直播方式，活动结束后的内容传播，可以为其他社区用户赋能。所以，一场线下 Meetup 往往影响的不止是参加线下活动的几十人或者百十人。

确定活动预算

组织活动是有成本的，包括场地、物料（易拉宝、横幅等）、茶歇、礼品、宣发等等。

一场活动的预算，往往可以决定一场活动的规模、“豪华”程度。

确定活动分工和步骤

组织一场活动，要涉及到非常多的工作。要保证每一项工作都能如期完成，就需要有工作的分工。将工作尽可能的细化，然后每一项工作都有一个或者多个人负责。

当然，还需一个总体负责人，他需要从宏观上对这场活动进行把控，需要了解每项工作的进度，需要化身“催神”去督促其他执行人，以保证活动进度。

下面简单梳理一下线下 Meetup 的分工和步骤：

确定活动地点（场地）和时间

首先需要确定活动的举办城市，之后我们就可以对这个活动的人数有个预估。

如果是在一线城市，那么人数大概率会超过 100 人，如果是二线城市，人数可能会在 50 人左右，如果是三四线城市，人数会更少。

预估了人数之后，我们就可以找到更合适的场地。

场地一般可以分为几种类型：

  • 酒店会场
  • 空间——比如咖啡空间、工作空间等
  • 办公楼会议室

酒店会场适合举办大型的活动，对于技术社区而言，在酒店组织大型活动，一般都是以商业输出为目标的，所以不适合用来组织 Meetup。

咖啡空间和工作空间，非常适合组织线下的 Meetup，但是相对来说成本也较高。

办公楼会议室相对来说是成本最低的，如果是主办方、合办方或者社区的用户来提供，那这个成本基本可以忽略了。

基于以上分析，可以根据实际情况选择最适合的场地。

活动的时间一般放在某个周六的下午，因为这个时间对多数人来说都是较为自由的，可以保证人数最大化。

寻找活动合作方

俗话说，众人拾柴火焰高。有合作伙伴一起组织活动，可以有效降低活动的组织难度，减少主办方的成本，还可以借助各方的影响力，扩大整个活动的触达范围。这也是降本增效的一个主要方式。

招募讲师

一场 Meetup 组织的是否成功，讲师往往有着至关重要的作用。这其中主要涉及两方面，一是讲师的 title 和影响力，二是讲师的议题质量。

招募前，我们需要限定本场活动的议题范围，比如云原生领域。还需要确定议题的形式，每个议题多长时间，比如四个主题演讲，每个主题演讲（含答疑）40 分钟，两个闪电演讲，每个闪电演讲 10 分钟。

招募的形式主要分为两种：

  • 公开招募：通过各种媒体渠道公开招募讲师
  • 私下邀请：动用“人脉”，邀请适合的讲师

一般情况下，两种方式是并行的。如果社区的影响力足够大，公开招募就可以取得不错的效果。

招募到讲师后，需要收集讲师的各项信息，用于制作议程海报和讲师海报。同时，还要跟导师确定后分享内容初稿的完成时间。

活动招募 & 推广

确定议程后，就可以制作活动的海报了。海报是必不可少的东西，一方面它可以让人对活动一目了然，另一方面它也非常适合传播。

不过，只有海报还是不够的，我们还需要有一个公开招募的渠道平台和招募信息。通常来说，我们可以使用活动行、百格活动等活动平台搭建报名渠道（此方式好处是可以收集报名人员信息及设置问题），然后再通过招募文章（一般是公众号发布）来招募报名人员。

这个环节我们同样可以发动各个合作伙伴的力量，大家一起招募，效果会比单方招募好的多。同时，还可以发动社区里比较活跃的用户，以及与社区关系较为密切的行业大 V 或者 KOL。

活动的招募也不是一次性的动作，而是从开始招募到活动开始前的持续动作。

讲师分享内容优化与试讲

在活动开始前，我们需要收回讲师们准备的分享内容初稿，然后再反馈修改建议，让讲师对内容进行优化。

如果讲师是第一次演讲分享或者经验不多，那试讲就非常有必要了。通过试讲，可以让讲师了解自己演讲的节奏、内容侧重点、语气等等，发现自己的不足，从而改进演讲水平。

为了不耽误太多人的时间，建议是每个试讲根据讲师的时间安排，而不是集中安排在一起。

准备活动物料

活动的物料需要提前准备，包括但不限于：

  • 海报
  • 易拉宝
  • 横幅
  • 茶歇
  • 周边礼品
  • 话筒
  • 收音设备
  • 翻页笔
  • 投屏电脑
  • 宣传手册
  • …

会前通知

在活动开始前的一天、半天等时间节点，我们需要给每个报名的人员发送活动通知，最简单直接的方式是发送通知短信。

如果有时间和人力，还可以打电话通知，确认他们是否到场。

招募志愿者和现场分工

上文也说到，一场活动的分工步骤繁多，而且现场的组织工作也较多，仅靠一两个人是非常困难的，这就需要我们去公开招募一些志愿者。

活动现场的组织分工一般如下：

  • 会场的安排：包括桌椅摆放、各种设备和物料的准备、茶歇和礼品的摆放
  • 主持人
  • 签到
  • PPT 投放
  • 话筒传递
  • 礼品发放
  • 直播
  • 照片拍摄
  • …

活动现场组织

只要分好工，人员到位，设备调试无问题，那基本现场也不会有什么问题。

但需要注意的是，虽然可能提前做了试讲，但现场时还会有讲师超时的现象发生，这就需要活动负责人和主持人进行提醒，把控好时间和节奏。

再就是提问。

一般情况下，基于开源社区的氛围，以及互动奖品的鼓励，在讲师讲完的互动环节，不会出现冷场的情况。一旦出现，则需要主持人进行调节，比如主动抛出问题，或者对内容进行简单总结。

比起冷场，出现更多的情况可能是有很多人想提问，如果时间充足，那就可以满足大多数有问题的人，如果时间不够，则需要主持人现场把控，给哪些人提问机会。

活动直播

活动直播是非常重要的环节，所以单独拿出来讲一讲。

线上的人观看直播，最关注的当然是讲师的分享内容。所以直播时首先要保证的是，线上能够清晰地看到 PPT 内容，也能够听清讲师的声音。

有时候由于收音设备问题，会造成讲师的声音断断续续或受到电流声干扰，给线上的观众造成非常差劲的观看体验。所以我们必须保证收音设备没有问题。

此外，因为直播的同时一般会录制，录制的回放视频在直播结束后可以上传到官方媒体二次传播，这也要求回放视频的画质、音质等是清晰而没有问题的。

活动回顾

上文也说过，线下 Meetup 可以最直接在现场接触社区用户，为这些用户赋能。但同时通过直播和活动回顾可以为更多的用户赋能。

首先是活动回顾视频的发布，我们可以选择在 B 站或者官网等上传这些视频。

其次，需要有一个可以被传播和搜索（SEO）的页面，对这场活动的整体回顾进行承载，既有视频、又有每个分享的简单总结，还要有分享内容的获取方式。

比如 KubeSphere 社区的官网有一个专门的活动页面来承载各个活动（包括线上和线下）的回顾。而每个活动回顾也有单独的页面呈现。

活动总结

活动总结也是一个比较重要的环节，尤其是活动负责人背负比较重的 KPI 的时候。

就我而言，一般是总结以下内容：

  • 活动报名人数及到场率
  • 活动成本
  • 讲师邀请情况
  • 活动回顾
  • 活动报名表单的问题总结
  • …

我们可以通过活动总结来了解这场活动是否达到了我们的预期，成本是否超过预算等等，以改进我们后续的活动。

以上就是一场线下 Meetup 的组织过程和注意事项，如果你不喜欢阅读长文字，可以直接参考下方的思维导图。

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